En fælles bestilling af et banketarrangement: Software udviklet til gennemførelse
Et banket afvikles efter en præcis rækkefølge af begivenheder. Traditionelt styres dette via et statisk banketprogram – præcist, når det udskrives, men upålideligt derefter.
Eventscript erstatter det statiske banketprogram med software til live-begivenhedsstyring. Et fælles, opdateret og sammenhængende overblik, så køkkenhold, serveringspersonale og koordinatorer altid arbejder ud fra den samme plan.
Når koordinatoren er den eneste forbindelse mellem køkkenet og serveringen
En banket afhænger af, at timingen holder. Køkkenet følger det ene ur, mens serveringspersonalet følger et andet. Koordinatoren er den person, der står mellem dem og sørger for, at de to holdes i takt.
De fleste banketarrangører håndterer dette ved hjælp af trykte bordplaner og håndskrevne noter, der er blevet opdateret for mange gange til, at man kan stole fuldt ud på dem.
Når serveringen begynder, er der ikke tid til at tjekke. Det er ikke katastrofale fejl. Men de er synlige. Ved bordet, foran de gæster, som arrangementet var designet til at imponere.
Software, der holder oversigten over banketarrangementet opdateret og tilgængelig for alle
Ved et banket er det nødvendigt at have et samlet overblik, hvor gæsteoplysninger, bordplacering, tidsplan og servicekompetencer er samlet i ét system – og opdateret, når arrangementet går i gang.
Bordplanen, gæstelisten, kostønsker og tidsplanen for serveringen findes alle samlet ét sted. Når der sker ændringer, opdateres de én gang og videregives til køkken- og serveringspersonalet, inden det bliver et problem i salen.
Koordinatoren bevarer kontrollen. Køkkenet og serveringspersonalet arbejder i takt.
Værktøj til opstilling af festlokaler – bordplacering og rumindretning samlet ét sted
Placeringen ved et banket handler ikke kun om, hvor gæsterne skal sidde. Det handler om at sikre, at de rette oplysninger når frem til de rette personer, inden den første ret kommer ud af køkkenet.
Køkkenpersonalet kan se, hvad der skal tilberedes. Servicemedarbejderne ved, hvem der sidder hvor, og hvad de ikke må servere.
Når gæstelisten ændres – og det sker altid – opdateres bordplanen automatisk. Ingen genudskrivning. Ingen håndskrevne ændringer på en plan, der ikke længere var korrekt for tre dage siden.
Køkken, servering og koordinator arbejder tæt sammen fra briefing til sidste ret
Eventscripts software understøtter koordineringen af banketteamet ved at:
Tydelige roller i hele organisationen
Hvert teammedlem kender sin rolle, sin timing og sit ansvarsområde
Holdspecifikke instruktioner
Køkkenpersonalet, serveringspersonalet og koordinatorerne arbejder alle efter et manuskript, der er tilpasset deres respektive rolle i arrangementet
Informationsstrøm i realtid
Når tidsplanen ændres, eller der foretages en ændring i sidste øjeblik, får alle relevante teams straks besked
Mindre afhængighed af koordinatoren
Det operative overblik findes i systemet, ikke i en enkelt persons hoved
Når arbejdet går i gang, venter teamet ikke på instrukser. De går i gang med at udføre en fælles plan, som de allerede kender.
Leverandører og køkkenpartnere, der arbejder ud fra den samme plan
De fleste cateringvirksomheder håndterer koordineringen med leverandørerne separat fra resten af arrangementet. Og det er et problem.
Krav ender i e-mail-tråde. Mængder bekræftes ét sted og opdateres et andet. Koordinatoren bliver mellemleddet mellem alle medvirkende og den seneste version af planen.
Eventscript integrerer leverandørkoordinering i den fælles bestillingsplatform for banketarrangementer – en software, der forbinder alle køkkenpartnere og eksterne leverandører med den samme live driftsplan.
En ændring i kostbehov, en ændring i antallet af gæster, en justering af tidsplanen: Alt er synligt for alle involverede teams i realtid.
Ingen koordinator bruger formiddagen på at videregive den samme opdatering til fire forskellige leverandører.
En gennemprøvet løsning til alle kommende selskaber
Afviklingen af banketter følger velkendte mønstre. Serveringsrækkefølgen ved en tre-retters middag. Bordopstillingen i en sal med plads til 150 gæster. Den instruktionsstruktur, der fungerer, når en ny medarbejder skal dække et vagtskifte.
Med Eventscript kan banketteams gemme og genbruge manuskripter, bordopstillinger og driftsstrukturer.
En banket er en præcisionsopgave – sørg for, at oplysningerne stemmer overens
En banket er kun så præcis som de oplysninger, der ligger til grund for den. Eventscript giver banketteams en fælles driftsstruktur, der sikrer, at køkken, servering og koordinering arbejder i samme retning – lige fra bordplanen til den sidste ret.
Book en demo med vores CEO Victor
