Det er personalet på gulvet, der udgør selve arrangementet. Eventscript giver dem det nødvendige overblik til at vise det

Gæsteoplevelsen står og falder med det, der sker på gulvet. God information er det, der holder den i live.
Gæsternes oplevelse afhænger af, hvad personalet ved, hvordan de opfører sig, og hvordan de håndterer uforudsete situationer. Det fungerer kun, hvis de har et klart overblik over situationen.

Eventscript er et event management-software , der giver de personer, der arbejder tættest på live-begivenheden, den klarhed, de har brug for til at handle hurtigt og sikkert – selv når tingene ændrer sig.
Book en demo

Det er personalet i salen, der skaber gæsternes oplevelse – når informationen svigter, kan man mærke det

Det forventes, at personalet i restauranten optræder roligt og selvsikkert over for gæsterne. Denne forventning ændrer sig ikke, selvom den briefing, de fik for en time siden, ikke længere stemmer overens med virkeligheden.

Gæsterne bemærker ikke informationsmanglen. De bemærker tøven. De bemærker den medarbejder, der ikke kan besvare et simpelt spørgsmål. De bemærker det øjeblik, hvor arrangementet ikke længere fremstår professionelt.

I mange arrangementer findes den information, som personalet på gulvet har brug for, et eller andet sted i systemet – den når bare ikke frem til dem klart eller i tide. Der forventes, at personalet handler korrekt i situationer, hvor de oplysninger, de har fået, måske allerede er forældede.

Det er ikke et problem for personalet på gulvet. Det er et informationsproblem.
Mockup, der viser begivenhedsoversigten i begivenhedsstyringsplatformen.

Én fælles strategi – synlig for de personer, der har brug for den på gulvet

Eventscript samler planlægning, koordinering og gennemførelse i realtid i ét fælles system.
I centrum står eventscriptet: en klar operationel plan, der viser, hvad der sker, hvornår det sker, og hvem der har ansvaret – og som opdateres i realtid, efterhånden som arrangementet udvikler sig.

Som eventstyringssoftware, der er bygget op omkring live-gennemførelse, sikrer Eventscript, at den seneste version af planen ikke ligger låst inde i en koordinators indbakke. Når noget ændrer sig, ændres det i det delte system og er straks synligt for alle, der arbejder på arrangementet.

Personalet på gulvet behøver ikke at jage efter information. De har den – og den er altid opdateret.
Sådan støtter Eventscript personalet på gulvet

Alt, hvad medarbejderne har brug for at vide – og mere til – samlet på én fælles platform

Medarbejderne på gulvet yder deres bedste, når de møder op til et arrangement med et fuldt overblik over, hvad der foregår: programmet, opsætningen, ansvarsfordelingen og hvordan de enkelte dele hænger sammen.

Eventscript giver personalet på gulvet et overskueligt overblik, inden arrangementet går i gang. Roller er tydeligt definerede. Tidsplanen er synlig. Alle ved, hvad de har ansvaret for, og hvad der foregår omkring dem.

Medarbejdere, der møder op med denne grad af klarhed, bruger mindre tid på at finde sig til rette og mere tid på at udføre deres opgaver.
En mockup af et begivenhedsmanuskript, der viser tidslinjefunktionen, i begivenhedsstyringssoftwaren.

Sørg for at kende gulvet, før du går på det

Rumsindretning, bordplaner og bordplaceringer er ikke blot logistiske detaljer. For personalet på gulvet udgør de det fysiske overblik over arbejdet.

En mockup, der viser værktøjet til indretning af lokaler inden for eventstyringsplatformen.
Når der sker ændringer i opstillingen – f.eks. hvis et bord flyttes, en sektion omarrangeres eller en gæst tilføjes i sidste øjeblik – skal personalet på gulvet vide det, før det bliver et problem for gæsterne.

Eventscript indeholder værktøjer til rumplanlægning og bordplacering, der sikrer, at den fysiske opstilling altid er synlig og opdateret.

Ændringer foretaget i systemet vises med det samme, så den version, personalet arbejder ud fra, stemmer overens med det lokale, de befinder sig i.

Operationel modstandsdygtighed i hele teamet

I mange arrangementer ligger den afgørende viden hos bestemte personer. Den ansvarlige, der kender opsætningen, eller den erfarne medarbejder, der husker, hvad der blev aftalt.

Det fungerer, indtil en af dem ikke er til rådighed. Et fravær i sidste øjeblik, en personaleændring tæt på starttidspunktet, en kollega, der bliver kaldt væk på det forkerte tidspunkt.

Eventscript mindsker denne sårbarhed. Som software til styring af eventpersonale, der er integreret i et bredere gennemførelsessystem, findes informationen i det fælles system – ikke hos enkeltpersoner.

En medarbejder, der træder til med kort varsel, har øjeblikkelig adgang til det samme overblik som alle andre. Driften fortsætter, uanset hvem der er på gulvet.
Eksempel på et script til livebegivenheder i begivenhedsstyringssoftwaren.

Et system, der gør personalet i butikken til selvsikre værter

Traditionelt har medarbejderne på gulvet kun haft overblik over deres eget område – deres afdeling, deres team, deres del af arrangementet. Alt, hvad der foregik i de andre teams, forblev i de andre samtaler.

Mockup, der viser kalenderoversigten i begivenhedsstyringssoftwaren.
Eventscript ændrer det. Fordi planlægning, koordinering og udførelse alle foregår i ét fælles system, har personalet på gulvet adgang til det fulde overblik – hvordan hele arrangementet forløber.

Den slags overblik kommer til udtryk i hver eneste interaktion med gæsterne. En medarbejder på gulvet, der kender det fulde program, forstår forløbet og har set de seneste ændringer, udfører ikke blot en opgave.

De repræsenterer arrangementet med selvtillid, og gæsterne mærker forskellen.

Giv dit personale på gulvet noget, de rent faktisk kan arbejde ud fra

Gæsteoplevelsen skabes på selve scenen. Af de mennesker, der møder op, optræder med selvtillid og ved, hvad de skal gøre, når noget ændrer sig.

Det sker kun, når de har de rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt.

Eventscript er et program til begivenhedsstyring, der er udviklet med udgangspunkt i virkeligheden ved live-afvikling – hvor timing er afgørende, ændringer sker hurtigt, og klarhed på scenen er det, der afgør, hvordan begivenheden huskes.

Tak! Din indsendelse er modtaget!
Ups! Noget gik galt under indsendelsen af formularen.
Victor Juul, administrerende direktør og medstifter af Eventscript – en platform til begivenhedsstyring