Eventscript giver hoteller én fælles løsning, der gør det hele nemmere

Hoteller fungerer som tværfunktionelle værter, når de afholder et arrangement. Et sådant kompleksitetsniveau kræver langt mere end blot god kommunikation.
Når et hotel afholder et arrangement, standses den normale drift sjældent. Det samme personale, de samme lokaler og de samme ressourcer skal ofte dække begge dele – på samme tid.

Eventscript er en software til begivenhedsstyring , der giver alle involverede teams ét fælles sted at planlægge og gennemføre arrangementet på tværs af de fleste løbende driftsopgaver.
Kom i gang gratis

Et hotel er først og fremmest en virksomhed – og dernæst et arrangementsted

Arrangementer udgør ikke et hotels kerneforretning. De er en af flere funktioner, der kører sideløbende med den daglige drift.

Det samme personale, de samme køkkener, de samme lokaler – de skal både varetage hotellets normale drift og et live-arrangement på samme tid. Når ressourcerne deles, stiger kravene til koordinering betydeligt.

Når arrangementet desuden involverer en ekstern arrangør, en tredjepartsleverandør eller en kunde, der har lejet lokalerne, tilføjes endnu et lag. De forskellige parter har forskellige behov, og de forventer alle, at hotellet har sin del af arbejdet under kontrol.

Det er her, spredte oplysninger og uklare ansvarsforhold hurtigt bliver et reelt driftsproblem.
Mockup, der viser kalenderoversigten i begivenhedsstyringssoftwaren.

Begivenhedssoftware, der er bygget op omkring én fælles plan på tværs af teams, leverandører og arrangører

At afholde et arrangement sideløbende med den daglige drift af et hotel kræver en grad af struktur, som e-mail-tråde og delte mapper ikke kan understøtte.
Eventscript samler alle teams og funktioner i ét fælles arrangementsmanuskript: herunder interne afdelinger, eksterne arrangører og tredjepartsleverandører. Alle arbejder ud fra den samme plan. Når kravene ændrer sig, når opdateringen ud til alle på én gang.

Før arrangementet er strukturen på plads. Under arrangementet holder planen.

Eventscripts arrangementsplanlægningssoftware giver hotelteams den overskuelighed og kontrol, der skal til for at styre både driften og selve arrangementet, der afholdes på stedet.
Sådan understøtter Eventscript hotelarrangementer

Sørg for, at alle detaljer er på plads, inden arrangementet starter

Et hotelarrangement indebærer flere forskellige elementer end de fleste andre. Rumindretning, bordplacering, servicetidspunkter, instruktioner til køkkenet, opsætning af AV-udstyr, gæsternes ønsker. Hver eneste detalje er vigtig, og hver enkelt hører under et bestemt team.

Eventscript giver arrangementsteams et struktureret sted, hvor de kan udarbejde den komplette plan for arrangementet, inden dagen kommer. Tidsplaner, opgaver, rumindretning og teamspecifikke instruktioner dokumenteres alle på ét sted.

Hver afdeling får det, den har brug for. Intet overlades til hukommelsen, et udskrevet ark fra sidste uge eller en besked, der måske ikke er blevet set.

Når arrangementet starter, er forberedelserne allerede på plads.
Book en demo
Mockup, der viser begivenhedsoversigten i begivenhedsstyringsplatformen.

Én fælles plan for alle hold, leverandører og eksterne arrangører

Et hotelarrangement involverer sjældent kun selve hotellet. Eksterne arrangører, leverandører og samarbejdspartnere spiller alle en rolle – og de har alle brug for adgang til de rigtige oplysninger på det rigtige tidspunkt.

En mockup af et begivenhedsmanuskript, der viser tidslinjefunktionen, i begivenhedsstyringssoftwaren.
Eventscript sikrer, at den fulde begivenhedsplan er synlig og tilgængelig for alle involverede parter. Interne teams og eksterne samarbejdspartnere arbejder ud fra det samme manuskript med samme detaljeringsgrad.

Der er ingen grund til at sende separate briefingdokumenter, følge op på bekræftelser eller spekulere på, om leverandøren har modtaget den seneste version af planen.

Alle arbejder ud fra det samme grundlag. Det er netop det, der gør koordineringen mellem flere parter overskuelig.

Opdateringer i realtid sikrer, at alle teams er på det seneste, når planerne ændres

Uanset hvor grundigt et arrangement er planlagt, vil der altid opstå ændringer på selve dagen. Og når det sker, skal informationen nå ud til alle teams med det samme – ikke først efter at nogen har ringet tre gange og sendt en opfølgende besked for at være helt sikker.

Eventscript opdateres i realtid. Når der foretages en ændring i arrangementsmanuskriptet, kan alle teams og parter med adgang se den med det samme. Ingen manuelle beskeder, ingen opkald rundt på gulvet, ingen forældede oplysninger, der stadig handles ud fra.

Under selve afviklingen er det netop dette, der sikrer, at holdene er et skridt foran situationen i stedet for at skulle indhente den.
Tilmeld dig gratis
Eksempel på et script til livebegivenheder i begivenhedsstyringssoftwaren.

Gør hver begivenhed til et stærkere udgangspunkt for den næste

At udarbejde en begivenhedsplan fra bunden hver gang er ikke blot tidskrævende — det betyder også, at den hårdt tilkæmpede struktur fra den sidste begivenhed sjældent bliver videreført.

En mockup af et begivenhedsmanuskript, der viser tidslinjefunktionen, i begivenhedsstyringssoftwaren.
Eventscript giver teams mulighed for at gemme begivenhedsmanuskripter som genanvendelige skabeloner. Når der kommer en ny booking ind, er grundlaget allerede på plads. Teamet tilpasser det til kunden, formatet og de konkrete detaljer – uden at skulle starte forfra.

Med tiden bliver skabelonerne mere præcise. Planlægningen går hurtigere. Og når der sker personaleudskiftning, forbliver den operationelle viden i systemet i stedet for at forsvinde ud af døren sammen med den person, der har opbygget den.

Mindre pres for at koordinere. Flere arrangementer, der bare kører af sig selv.

Når alle teams arbejder ud fra den samme plan, har hotellet fuld kontrol over alle de aktiviteter, der foregår samtidigt – og kan afvikle hvert eneste arrangement med sikker hånd.

Se, hvordan Eventscript fungerer i praksis. Book en demo!

Tak! Din indsendelse er modtaget!
Ups! Noget gik galt under indsendelsen af formularen.
Victor Juul, administrerende direktør og medstifter af Eventscript – en platform til begivenhedsstyring