Brylluppet strakte sig over to dage på et dansk kysthotel. Ceremoni i kirken.
Fest i haven. En fireretters middag med vinmenu. Ni gæster med allergier eller særlige kostbehov. En toastmaster, der styrede fjorten taler i løbet af aftenen. En bar, der holdt åbent til kl. 03. Morgenmad næste morgen.
Det hele var samlet i en detaljeret tidsplan, af den slags, som de fleste planlæggere udarbejder manuelt i et regneark eller et Word-dokument.
Tre teams skulle arbejde efter denne tidsplan: køkkenet, serveringsteamet og baren samt hotellets reception, der stod for indtjekning og værelser.
Før Eventscript fik alle teams det samme dokument. Køkkenet måtte bladre forbi »churchlogistics« for at finde deres forberedelsestider. Receptionen måtte gennemgå vinkortet for at finde et værelsesnummer. Salsteamet måtte selv stykke det nødvendige sammen ud fra en plan, der ikke var lavet til dem, men til planlæggeren.
Sådan går detaljer tabt. Ikke fordi nogen ikke var opmærksomme, men fordi de oplysninger, der var vigtige for dem, var begravet i oplysninger, der ikke var det.
I Eventscript oprettede planlæggeren en platform til begivenhedsstyring tidslinje og tildelte hvert punkt til det relevante team. En linje som»Reception på terrassen, kl. 16.00 til 17.30«blev tildelt både køkkenet og salen.»Gæstecheck-in«blev kun tildelt receptionen.
Ud fra denne ene tidslinje genererede Eventscript en filtreret briefing til hvert team:
Køkkenet modtog den fulde menu, allergilisten med gæsternes navne og bordnumre samt alle forberedelses- og serveringstidspunkter, der vedrørte køkkenet.
Floor fik toastmasterens fulde taleprogram, barmenuen, bordopstillingen og serveringsanvisninger for hver ret.
I receptionen fik man oplysninger om værelsesfordelingen, tidsvinduerne for indtjekning og udtjekningsproceduren søndag, men der var intet om menuen eller talerne.
Hvert hold fik desuden en kort gennemgang af de vigtigste punkter i starten af deres briefing: de få ting, de absolut skulle huske på selve dagen. Allergier serveres først. Børnemenu kl. 16.30. Baren holder åbent til kl. 3 om natten.
Intet team behøvede at læse hele planen for at finde sin del af den. Køkkenet så aldrig kirkens program. Receptionen behøvede aldrig at bladre forbi en vinkort for at finde et værelsesnummer. Planlæggeren redigerede løbende én tidsplan. Når et kostbehov ændrede sig eller et kursustidspunkt blev flyttet, opdaterede hun det én gang, ét sted, og alle relevante teambriefinger blev opdateret i takt hermed.
Det er forskellen mellem et dokument, som alle skal fortolke, og et arrangementsstyringssystem , der fortolker det for dem.
De fleste arrangementer mislykkes ikke, fordi planen er forkert. De mislykkes, fordi planen er rigtig, men gemt væk, og den person, der havde brug for én linje ud af to hundrede, var nødt til selv at finde den.
Eventscript bygger på en enkel idé: Planlæggeren er den eneste, der har brug for at se det samlede billede. Alle andre har brug for deres del af det, klart beskrevet, uden noget overflødigt at skulle gennemgå. Én kilde. Mærket én gang. Leveret som præcis det, hvert team har brug for at vide, og intet mere.
Book en demo og se, hvordan Eventscript forvandler din begivenhedsplan til briefinger, som dit team rent faktisk vil læse.
Ja. Tildel ethvert element i tidslinjen til et eller flere teams, så genererer Eventscript automatisk en filtreret briefing for hvert team. Opdater tidslinjen én gang, så opdateres alle teambriefinger i tråd hermed.
Ja. En opgave kan tildeles mere end ét team på én gang. En reception med servering af mad og drikke kan for eksempel figurere i både køkkenets og salgsafdelingens opgavelister, mens en check-in-opgave udelukkende hører under receptionen.
Med Eventscript kan planlæggere oprette særlige afsnit, såsom en allergiliste eller en menu, som vises øverst i teamets briefing i stedet for at være gemt væk i en lang kronologisk plan. Teamet ser det vigtigste, før de overhovedet begynder at rulle ned.